Passation de BDE : passer le relais sans repartir de zéro

Passation de BDE : passer le relais sans repartir de zéro

Une passation de BDE réussie, c'est un nouveau bureau qui démarre l'année avec les clés, les comptes et le merch déjà en main. Elle tient en trois chantiers : élire le bureau puis le déclarer en préfecture dans les 3 mois, transmettre l'argent et les accès, léguer le dossier merch.

À retenir pour la passation :

• Le nouveau bureau d'un BDE est élu selon ses statuts, en général par l'assemblée générale ; les nouveaux dirigeants déclarent ensuite le changement au greffe des associations, dans les 3 mois.
• Sans déclaration, les dirigeants d'un BDE déclaré encourent jusqu'à 1 500 € d'amende (3 000 € en récidive, jusqu'à 10 000 € en Alsace-Moselle), et le changement n'est pas opposable aux tiers.
• À la passation, le nouveau bureau reprend les accès du BDE : boîte mail, réseaux sociaux, comptes en ligne de l'administration, le compte tknp.io s'il en a un, puis la banque une fois l'élection prouvée.
• Le dossier merch d'un BDE se transmet en six éléments : logo vectoriel, BAT validés, fiches des modèles, tailles, préventes en cours (campagnes du Store de tknp.io), prochain sweat de promo.

Le soir de l'élection, la nouvelle équipe hérite d'un local, d'un compte en banque, de partenaires et d'une promo qui attend déjà son sweat. Une passation de BDE bien menée lui transmet aussi le mode d'emploi : qui appeler, où dorment les fichiers, ce qui a marché l'an dernier. Ratée, elle oblige le bureau suivant à tout réapprendre, du mot de passe du compte Instagram au fichier du logo.

Ce guide suit l'ordre réel d'une passation, du vote officiel jusqu'au merch, la partie que personne ne pense à transmettre. Les règles juridiques citées viennent de service-public.gouv.fr, d'associations.gouv.fr et de Légifrance ; pour votre cas précis, vos statuts et le greffe des associations de votre département (le tribunal en Alsace-Moselle) font foi.

Qu'est-ce qu'une passation de BDE ?

Une passation de BDE est le passage de relais entre le bureau sortant d'un bureau des étudiants (ou des élèves) et le bureau qui vient d'être élu : les fonctions, les démarches officielles, l'argent, les accès et la mémoire de l'année. Quand le BDE est une association étudiante déclarée selon la loi de 1901, une partie de cette passation est une obligation légale : déclarer ses nouveaux dirigeants à l'administration.

Le reste n'est imposé par aucun texte, et c'est souvent là que tout se perd : le contact du partenaire qui finance le gala, le budget réel du WEI, le fichier du logo, les tailles des sweats commandés l'an dernier.

Quelles sont les étapes d'une passation de BDE ?

Une passation de BDE se déroule en six étapes : convoquer l'assemblée générale, la tenir, signer le procès-verbal, déclarer les nouveaux dirigeants, changer banque, assurance et accès, puis remettre le dossier merch. Le délai légal à retenir est celui de la déclaration, 3 mois ; le reste se cale sur vos statuts et sur le calendrier du BDE.

Qui élit le nouveau bureau du BDE, et quand ?

Ce sont les statuts du BDE qui disent qui élit le nouveau bureau, à quel moment et avec quel quorum : la loi de 1901 ne dit rien des organes d'une association, rappelle service-public.gouv.fr. En général, les statuts confient ce renouvellement du bureau à l'assemblée générale des membres, qui élit les dirigeants.

Relisez-les, avec le règlement intérieur s'il existe, avant de convoquer : délai de convocation, membres qui ont le droit de vote, procurations, durée des mandats. Si vos statuts restent muets, l'assemblée générale a une compétence générale pour les décisions qui dépassent la gestion courante, dont la nomination des dirigeants.

Profitez de la même assemblée pour faire approuver les comptes de l'année et le rapport du bureau sortant, deux missions de l'assemblée générale que cite service-public.gouv.fr. Le nouveau trésorier part alors de comptes validés par tous.

Que mettre dans le procès-verbal de l'AG de passation ?

Le procès-verbal de l'AG de passation contient, en pratique, la date et le lieu de l'assemblée, les membres présents et représentés, le résultat de chaque vote, le nom et la fonction de chaque élu et les signatures prévues par les statuts. C'est lui qui accompagne la déclaration : service-public.gouv.fr demande d'y joindre « un exemplaire de la délibération ».

Pour chaque élu, précisez la fonction (présidence, vice-présidence, trésorerie, secrétariat), et ajoutez l'ordre du jour et le quorum si vos statuts en fixent un. Rangez ensuite le procès-verbal (PV) dans les archives du BDE, avec la feuille d'émargement et les procurations.

Comment déclarer le nouveau bureau du BDE en préfecture ?

Le nouveau bureau du BDE se déclare au greffe des associations de la préfecture du département où se trouve le siège, en ligne, par courrier ou sur place. La démarche revient aux dirigeants qui viennent d'être élus : service-public.gouv.fr précise qu'elle se fait « par les dirigeants qui ont été désignés (et non pas par ceux qui ont cessé d'exercer leurs fonctions) ».

Deux façons de faire :

• en ligne, avec le service e-modification de service-public.gouv.fr, auquel on se connecte par FranceConnect ;
• par courrier ou sur place, avec le formulaire Cerfa n° 13971*03, la déclaration de la liste des personnes chargées de l'administration de l'association.

Dans les deux cas, joignez le procès-verbal de l'assemblée et la liste définitive et à jour de tout le bureau : nom, prénoms, profession, domicile, nationalité et fonction de chacun. Si une autre personne fait la démarche à votre place, elle joint un mandat signé par un dirigeant. Le détail officiel est sur la fiche Changements dans l'administration d'une association de service-public.gouv.fr.

Dans quel délai déclarer la passation du BDE, et que risque-t-on ?

Un BDE déclaré a 3 mois pour déclarer son changement de dirigeants : l'article 5 de la loi du 1er juillet 1901 oblige les associations à faire connaître dans ce délai « tous les changements survenus dans leur administration ».

La sanction, sans déclaration : les dirigeants d'un BDE déclaré encourent jusqu'à 1 500 € d'amende, 3 000 € en cas de récidive (jusqu'à 10 000 € en Alsace-Moselle). Autre conséquence, plus immédiate, que rappelle service-public.gouv.fr : « Ces changements ne sont opposables aux tiers qu'à partir du jour où ils sont déclarés au greffe des associations. » Autrement dit, avant cette date, un tiers comme une banque ou un partenaire peut ne pas en tenir compte. Déclarer dans la semaine qui suit l'assemblée, c'est recevoir plus tôt le récépissé dont le nouveau bureau aura besoin auprès de la banque.

Comment changer les signataires du compte bancaire du BDE ?

Pour changer les signataires du compte bancaire du BDE, le nouveau bureau apporte à la banque la preuve de son élection : le procès-verbal de l'assemblée, puis le récépissé de la préfecture, que les nouveaux dirigeants peuvent présenter à la banque pour justifier leurs fonctions. La liste exacte des documents dépend de chaque banque : demandez-la à votre conseiller dès le lendemain du vote.

Le même jour, faites le tour de tout ce qui paie ou encaisse au nom du BDE :

• les procurations et les accès en ligne au compte, à retirer aux sortants et à ouvrir aux entrants ;
• les cartes bancaires au nom des anciens membres du bureau ;
• les outils d'encaissement : terminal de paiement, billetterie en ligne, plateforme d'adhésion ;
• les prélèvements en cours (assurance, abonnements, location), dont le contact doit passer au nouveau trésorier.

Le trésorier sortant remet enfin le dernier relevé, les dépenses engagées mais pas encore payées (l'acompte de la salle du gala, une commande en cours) et les sommes attendues : cotisations, subventions, cagnotte d'une campagne de merch.

Faut-il revoir l'assurance du BDE à la passation ?

Oui : la passation est le bon moment pour relire le contrat d'assurance du BDE et donner à l'assureur le nom de ses nouveaux interlocuteurs. Le site associations.gouv.fr rappelle qu'une association qui accueille des bénévoles « a tout intérêt » à s'assurer en responsabilité civile, pour elle et pour ses membres, même quand aucun texte ne l'impose.

Le site officiel conseille aussi de vérifier une clause précise : « Les manifestations exceptionnelles sont-elles couvertes par la garantie ? » Pour un BDE, cela veut dire le WEI, le gala, les soirées et les tournois prévus par le nouveau bureau. Si le BDE a la charge d'un local, vérifiez aussi qu'il est assuré contre l'incendie et les dégâts des eaux.

Quels accès transmettre au nouveau bureau du BDE ?

Le nouveau bureau du BDE doit recevoir, le jour de la passation, tous les accès qui permettent d'agir au nom de l'association, de la banque en ligne aux clés du local. Changez les mots de passe le jour même, et retirez les accès personnels des sortants.

Les accès à passer :

• la boîte mail du BDE et le dossier partagé qui garde ses fichiers, rangé comme le conseille notre guide de la charte graphique d'association ;
• les comptes du BDE sur les réseaux sociaux ;
• les comptes en ligne de l'administration : le compte association de service-public.gouv.fr, où arrivent les messages de la préfecture après une déclaration en ligne, et Le Compte Asso s'il a servi à demander une subvention ;
• la banque en ligne et les outils d'encaissement ;
• le compte tknp.io du BDE, s'il en a un, avec son dressing et ses campagnes du Store ;
• les clés du local et du matériel, avec la convention d'occupation si l'école en a signé une.

Combien de temps garder les archives du BDE ?

Les archives du BDE se gardent pendant des durées minimales que donne, à titre indicatif, service-public.gouv.fr : toute la vie de l'association pour les statuts et les récépissés, au moins 5 ans pour les procès-verbaux d'assemblée, 6 ans pour les documents fiscaux et 10 ans pour les comptes. Le bureau sortant les remet au complet, classées par année.

Les données des anciens adhérents, elles, ne se gardent pas au-delà du temps nécessaire à la gestion de l'adhésion ou aux obligations légales : tout le détail est sur la fiche de service-public.gouv.fr consacrée aux délais de conservation des documents d'une association.

Comment transmettre la trésorerie, les partenaires et le calendrier de l'année ?

La trésorerie, les partenaires et le calendrier se transmettent poste par poste, dans un cahier de passation que chaque sortant remplit avant l'assemblée et relit ensuite avec son successeur. Le plus efficace reste quelques semaines en binôme, l'ancien et le nouveau titulaire de chaque poste côte à côte.

Une subvention demandée par Le Compte Asso se suit aussi au moment de la passation : ce même service sert à saisir les comptes-rendus financiers des subventions qui y ont été accordées, une tâche à noter pour le trésorier.

Le calendrier mérite le plus de soin : il dit au nouveau bureau quand réserver la salle du gala, quand préparer le forum des associations et quand lancer le sweat de promo. Pour chaque événement, notez la date de l'an dernier, le budget réel et ce que vous changeriez.

Quel dossier merch laisser au nouveau bureau du BDE ?

Le dossier merch d'un BDE tient en six éléments : le logo en fichier vectoriel, les BAT validés, la fiche de chaque modèle commandé, la répartition des tailles, les préventes en cours (campagnes du Store de tknp.io) et la date du prochain sweat de promo. Avec lui, le nouveau bureau recommande le même hoodie personnalisé à l'identique, sans tout redessiner.

1. Le logo en vectoriel (SVG ou PDF), avec sa version d'une seule couleur, le fichier que détaille notre guide du logo de BDE.
2. Les BAT validés de l'année, enregistrés en capture dans le dossier partagé : chaque bon à tirer fixe la taille, l'emplacement, les couleurs et la technique d'un marquage. Notre guide du BAT liste ce qu'il faut y relire.
3. La fiche de chaque modèle commandé : marque, référence, coloris, technique, taille et emplacement du marquage, quantité et facture. Les prix bougent : relisez la grille du jour sur la fiche avant de recommander.
4. La répartition des tailles de la dernière série, combien de S, de M, de L : elle sert de repère si le BDE commande d'avance. Pour la refaire proprement, notre guide explique comment collecter les tailles d'une promo entière.
5. Les préventes en cours (campagnes du Store de tknp.io) : date de clôture, nombre de réservations, date de réception annoncée. La cagnotte d'une campagne est « versée par virement après la livraison » : notez dans le dossier la date de livraison prévue et le montant attendu, pour que la trésorerie le suive.
6. Le prochain sweat de promo : la date visée, le modèle envisagé et le budget voté. Une campagne de prévente se boucle en 7 à 21 jours, et les sweats sont livrés au BDE environ trois semaines plus tard, à la date affichée avant le paiement. Pour le chiffrer, suivez notre guide du budget du sweat de promo.

Chaque bureau ajoute son vêtement au dressing du BDE

Sur tknp.io, la collection d'un BDE grandit d'un bureau à l'autre : chaque vêtement designé entre dans le dressing du compte, logo posé, et le bureau suivant y ajoute le sien, le sweat de promo une année, le t-shirt du gala l'année d'après, la casquette du tournoi ensuite. Ce qui reste dans le compte se transmet avec les accès, comme le détaille notre guide pour créer le merch de son BDE.

Le compte pro, gratuit, réunit aussi « pour toute l'équipe » les devis et les commandes : le nouveau trésorier y retrouve ce que le BDE a déjà commandé sans dépendre du trésorier sortant. Le nouveau bureau pose le logo de la nouvelle année s'il change, puis recommande dès 10 exemplaires par modèle ; pour le vêtement qu'il ajoutera, la sélection École & campus rassemble les modèles pensés pour les associations étudiantes.

En prévente sur le Store, vos membres réservent pendant 7 à 21 jours, nous produisons tout en une seule série, chaque vêtement au prix du volume qu'il atteint, et la différence remplit la cagnotte du BDE : tout commence sur la page Vendre en prévente. Ouvrir un Store est « réservé aux comptes pro vérifiés » (numéro SIREN, SIRET ou de TVA) : un BDE loi 1901 hors Alsace-Moselle, sans salarié ni impôt à payer, peut demander son numéro SIREN en ligne sur associations.gouv.fr, une fois ses informations à jour au greffe.